حساب رايان پارس

انتخاب بهترين نرم افزار حسابداري براي سازمان، از جمله كليدي ترين تصميمات كسب و كار محسوب مي‌شود. اين راهنما ، اطلاعات لازم را براي تصميم‌گيري در اين خصوص فراهم مي سازد. بسياري از سازمان‌ها براي مدت طولاني از سيستم‌ هاي سنتي فعلي حسابداري خود بهره مي برند. واضح است چيزي كه براي مدت مديدي استفاده شود به عادت تبديل خواهد شد و جدا شدن از آن و پوست اندازي كاري بس دشوار خواهد شد.

به‌علاوه براي تغيير سيستم و يادگيري سيستم جديد ، نياز به صرف هزينه و زمان زيادي خواهد بود. سيستم جديد براي اينكه پاسخگوي نيازهاي كسب و كار باشد بايد با فعاليت هاي فعلي كسب و كار هماهنگ بوده و با نوآوري هاي فناوري سازگار باشد. به عبارت ديگر، در حالت ايده آل، ما نيازمند نرم افزاري هستيم كه ساده و هوشمند بوده و به راحتي با اقداماتي كه پيشتر در كسب و كار انجام مي پذيرفت سازگار باشد.

منافع حاصل از يك سيستم حسابداري خوب

يك نرم افزار حسابداري كه به طور صحيح نصب و اجرا شده باشد قادر است منافع زيادي را براي سازمان حاصل نمايد، كه از آن جمله مي توان به موارد ذيل اشاره كرد:

• قابليت‌هاي بهتر در تصميم گيري
• بهبود جريان نقدينگي:يكپارچه سازي صورت حساب‌ها، موجودي انبار، حساب‌هاي دريافتي و حساب‌هاي پرداختني اين امكان را براي مديران و كارشناسان مربوطه فرآهم مي سازد تا نقدينگي ارزشمند شركت را به سادگي و بطور كارا مديريت نمايند.
• اطلاعات صحيح تر:با دراختيار داشتن نرم افزار كاملا يكپارچه حسابداري، نه تنها داراي اطلاعات بيشتر خواهيم بود بلكه از اطلاعات صحيح تري هم برخوردار خواهيم شد.
• كنترل بيشتر اطلاعات:نرم افزار يكپارچه حسابداري امكان دسترسي به اطلاعات مهم مالي را در زمان مورد نياز فراهم مي سازد.
• مبنايي براي رشد و توسعه:نرم افزار حسابداري مناسب، با رشد و توسعه سازمان (چه از نظر اندازه سازماني، چه افزايش تعداد بخش ها و دپارتمان‌ها و چه افزاي تعداد كاربران) نيز قادر است خود را سازگار نمايد.

به‌طور كلي در مسير انتخاب، نصب و اجراي نرم افزار حسابداري جديد، چالش هاي فراواني وجود دارد. اما از سوي ديگر به واسطه نصب و راه‌اندازي اين نرم افزار، فرصت هاي فراواني براي سازمان خلق خواهد شد.
بطور مثال مي توان كنترل بيشتري بر امور مالي سازمان داشت، تصميمات بهتري اتخاذ كرد و جريان نقدينگي را بهبود بخشيد.

در ادامه اين مطالعه شش گام ذيل را براي انتخاب موفقيت آميز نرم افزار حسابداري تشريح مي نماييم:

• درگير ساختن افراد شايسته و كاردان
• تعريف چالش‌ها
• تخصيص مدير پروژه به فرآيند
• ارزيابي عملكرد برنامه كاربردي
• انتخاب يكي از فروشندگان نرم افزار
• اجراي سيستم، از طريق توسعه برنامه آموزشي و برنامه اجرايي فاز 1

در اصل نرم افزار حسابداري، اطلاعاتي را فراهم مي سازد كه براي اغلب بخش هاي سازمان قابل استفاده و بهره برداري است. بخاطر همين است كه انتخاب نرم افزار جديد نبايد صرفا به دپارتمان يا مدير خاصي محول گردد. بلكه گروه هاي ميان وظيفه اي در سازمان (كه متشكل از افراد متخصصي از دپارتمان‌هاي گوناگون هستند) هستند كه وظيفه انتخاب، اجرا و بهره برداري از اين نرم افزار را بر عهده دارند.

در فرآيند انتخاب نرم افزار حسابداري خوب براي سازمان‌ها و كسب و كارها، افراد زير بايد حضور داشته باشند:

1. كاربران سيستم
2. مديران سيستم
3. مشتريان سيستم
4. تصميم گيران و امضاء كنندگان نهايي سيستم
5. كاركنان سيستم‌هاي اطلاعاتي

2) تعريف چالش‌ ها

شناخت توانمندي‌ ها و نقاط ضعف اطلاعات مالي كسب و كار براي انتخاب راه حل نرم‌افزاري مناسب حسابداري، ضروري است. هرچه فرد با چالش هاي كسب و كاري كه توسط اين نرم افزار قابل حل است، بيشتر آشنا باشد، تصميمات آگاهانه تري مي تواند در مسير انتخاب نرم افزار بهتر اتخاذ نمايد.

سوالاتي كه در اين ميان پيش مي‌آيد به شرح ذيل است:

1) در حال حاضر سازمان شما چه چالش‌هايي را از سوي سيستم حسابداري خود تجربه مي‌كند ؟ براي پاسخ به اين سوال لازم است در وهله نخست، فهرستي از چالش‌هايي كه سازمان در حال حاضر مواجه است، تهيه شود. سپس بايستي فهرست دومي متشكل از كارهايي كه بايد انجام بگيرد اما سيستم فعلي قادر به انجام آن نيست، تهيه شود. اين اطلاعات، فهرست اصلي نيازمندي‌ها را تشكيل خواهد داد و هنگام ارزيابي نرم افزار حسابداري جديد، قابل استفاده مي باشند.
2) با اجراي نرم افزار جديد حسابداري چه مقداري براي TCO و TVO پيش بيني مي كنيد ؟ فضاي فعلي و جديد كسب و كار ايجاب مي كند كه سازمان‌ها بر هزينه هاي مربوط به سرمايه‌گذاري هاي فناوري خود تاكيد و دقت نظر نمايند. براي اين منظور لازم است به محض آنكه بررسي راه حل‌هاي نرم‌افزار حسابداري را آغاز مي نماييم، مقدار هزينه كل مالكيت (TCO) و ارزش كل مالكيت (TVO) را برآورد كنيم. TCO، برآوردي مالي براي كمك به ارزيابي هزينه هاي مستقيم و غيرمستقيم نرم افزار انتخابي است. در مقابل، TVO بر درك اينكه چطور سيستم مي تواند بر سازمان اثرگذاشته و آن را جهت دستيابي به اهداف راهبردي كمك نمايد.

اكثر سازمان‌ها، كسب و كارشان را به ترتيب زير مكانيزه مي كنند:

• پردازش كلمه و صفحه گسترده
• دفتر كل (معين عام)
• صدور صورتحساب / حساب‌ هاي دريافتني
• حساب‌ هاي پرداختني
• موجودي انبار
• سفارش فروش
• سفارش خريد
• ليست حقوق / منابع انساني
• هزينه شغل / توليد
• گزارش هاي متعارف مديريتي

ساير سوالاتي كه مي بايست پرسيده شوند به شرح ذيل است:
3- مزاياي سيستم و فرآيندهاي فعلي سازمان چيست ؟
4- براي تصميم گيري راهبردي به چه داده ها و اطلاعاتي نياز است ؟
5- براي پيش‌بيني و كنترل جريان نقدينگي سازمان به چه چيزهايي نياز است ؟
6- براي مديريت دارايي هاي به چه اطلاعاتي نياز است ؟
7- براي رشد و توسعه سازمان، چه چيزهايي بايد مكانيزه شود ؟
8- چقدر مي بايست انعطاف‌ پذير بود ؟

3) انتخاب يك مشاور معتمد و يك مدير پروژه

اين امكان وجود دارد كه در بين كاركنان سازمان، افراد شايسته و متخصصي باشند كه قادر به اجراي موفقيت آميز سيستم حسابداري هستند. اما امكان اينكه افراد متخصص و زمان كافي جهت تحليل، خريد، نصب و راه‌اندازي و نگهداري اين سيستم وجود نداشته باشد، بيشتر است. در اين ميان يك مشاور شايسته و معتمد مي تواند بطور قابل توجهي كمك كند. مشاوران، متخصصاني هستند كه داراي دانش و تجربه كافي در فرآيندهاي خريد و اجراي اين سيستم ها هستند. به منظور يافتن يك مشاور متعهد و شايسته براي خريد و اجراي نرم افزار جديد حسابداري راهكارهاي خاصي وجود دارد كه در ادامه به تعدادي از آنها اشاره مي شود:
درخواست از دپارتمان سيستم‌هاي اطلاعاتي براي ارايه نظرات سازنده در انتخاب مشاور
درخواست از همكاران براي اعمال نقطه نظرات خود در اين خصوص
شركت در سمينار يا برنامه‌هاي تجاري صنعتي
مرور نشريات حسابداري
گفتگو با شركاي تجاري بويژه افراد فعال در صنعت مربوطه


براي يافتن مشاور يا تامين كننده اصلح نرم افزار حسابداري مي بايست پرسش‌هاي زير را مطرح ساخت:
آيا اين تامين كننده داراي سوابق اجرايي بوده و بك گراند كاريش به چه صورت است ؟
آيا اين مشاور، پكيج كاملي از خدمات ارايه مي نمايد ؟
آيا اين تامين كننده به نقطه نظرات ما توجه مي كند و به اصطلاح گوش حرف شنو دارد ؟
آيا اين تامين كننده ارتباط شفافي با ما خواهد داشت ؟
آيا فكر مي كنيد قادر به همكاري با اين تامين كننده هستيد ؟

4) ارزيابي عملكرد برنامه كاربردي

زماني كه تامين كننده يا مشاوري براي همكاري برگزيده مي شود، بررسي كاركردهاي خاص نرم‌افزاري زمان زيادي را مي گيرد. در ادامه به موردي اشاره خواهد شد كه اغلب شركت‌هاي ارايه دهنده نرم افزارهاي حسابداري آن را مطرح نمي كنند. اين موضوع عبارت است از اينكه " اكثر برنامه هاي كاربردي اساسا وظايف و كاركردهاي مشابهي دارند اما ماهيتا روش انجام كار در آنها با يكديگر تفاوت دارد ".
در ادامه به برخي از نكات كليدي در هنگام بررسي راهكارهاي گوناگون نرم افزار حسابداري اشاره مي شود.

• شركت:چقدر با شركتي كه از آن نرم افزار را تهيه مي كنيد آشنا هستيد و از سوابث اجرايي آن باخبر هستيد ؟
• مقياس پذيري نرم افزار:يعني آن نرم افزار چقدر قادر است با رشد و توسعه سازمان سازگار باشد؟
• استقرار سيستم براساس نياز يا فرضيات اوليه مشتريان:تا بحال، سازمان‌ها مجبور بودند نخست مجوز نرم افزار را تهيه، رايانه هايي را خريداري و برنامه هاي كاربردي را بر روي آن نصب و اجرا مي كردند. با پيشرفت فناوري‌هاي شبكه اي و دسترسي گسترده به فضاي اينترنت، روش هاي جديدي پديدار شده است. امروزه به منظور ارزيابي نرم افزار بايد به اين سوال پاسخ داد كه آيا اجراي راه حل هاي نرم افزاري بايد براساس نياز مشتري باشد يا براساس پيش فرض‌هاي آنها.
• سرعت نصب و راه اندازي:يكي از تعهدات فروشنده نرم افزار حسابداري، نصب و راه اندازي اين سيستم براي مشتري (سازمان) مي باشد. حال نكته اي كه در اين خلال حايز اهميت جلوه مي نمايد، اين است كه كارايي و سرعت نصب و راه‌اندازي اين نرم افزار جديد چقدر است. بطور كلي هرچه زمان بيشتري صرف نصب و راه اندازي اين نرم افزار شود، هزينه بيشتري به سازمان تحميل خواهد شد.
• سهولت استفاده:به‌طور كلي، كسب و كار و به طور اخص حسابداري، مي تواند پيچيده باشد. لذا سازمان‌ها نيازمند راه‌حل هاي حسابداري هستند كه ساده، منطقي بوده و راحت قابل يادگيري و استفاده باشند.
• روشن شدن زواياي مواردي كه ممكن است ناديده انگاشته شود:از تامين كنندگان درخواست شود كه دقيقا بخش هاي مختلف نرم افزار را براي سازمان تشريح كرده و مشخص نمايد كه هريك از كاركردهاي (فانكشن‌ هاي) اختياري، چه هزينه اي را به سازمان تحميل مي‌نمايد.
• ظرفيت:مشخص شود كه آيا در نرم افزار، محدوديت‌هاي فني (مثلا: در حداكثر تعداد مشتريان، فروشندگان، آيتم‌هاي موجودي و ...) براي هندل كردن وجود دارد؟
• قابليت‌ هاي گزارش گيري:آيا نرم افزار جديد قابليت ارايه گزارش‌هاي مورد نياز سازمان را دارد؟
• سهولت ورود داده‌ها:مشخص شود كه آيا اطلاعات به راحتي و به سرعت قابل ورود و ويرايش در سيستم هست يا خير؟
• معتبرسازي داده‌ها:مشخص شود كه سيستم انتخاب شده چقدر قادر به شناسايي و رفع اشتباهات داده هاي ورودي است؟
• رسيدگي به خطاها:مشخص شود كه سيستم چقدر قادر به ممانعت از بروز تراكنش‌هاي ناموفق بوده و چقدر از حذف داده ها و اطلاعات كليدي در سيستم از سوي كاربران جلوگيري مي شود.
• امنيت:ميزان حفاظت از گزارش‌ها و وظايف حساس از طريق پسوردها (گذرواژه‌ها) به‌طور مستقيم وابسته به ميزان امنيت در برنامه است. لذا بايد مشخص شود سيستم جديد از اين بعد در چه وضعيتي قرار دارد.

5) انتخاب فروشنده نرم افزار

پس از شناخت قابليت‌هاي گوناگون نرم افزار حسابداري حال زمان انتخاب نرم افزار و فروشنده آن است.
در ادامه، مواردي را كه مي بايست در انتخاب فروشنده نرم‌افزار درنظر داشت تشريح مي‌شود.

• تعداد نمايندگي ها و دفاتر فروش سازمان فروشنده: كه هرچه بيشتر باشد بيانگر استقبال از آن فروشنده خواهد بود.
• به‌روزرساني مستمر نرم افزار: تامين كننده خوب نرم افزار حسابداري، تامين كننده اي است كه نرم افزار را بطور مستمر بروزرساني نموده و ايرادات و باگ هاي نرم افزار را بطور دائم اصلاح و رفع مي كند.
• مسير تكامل و ارايه نسخه هاي جديد نرم افزار (Upgrade): شركت خوب تامين كننده نرم افزار، شركتي است كه سرمايه گذاري هنگفتي بر مهندسي و توسعه طرح هاي جديد محصول خود نموده و آن را بطور منظم بهبود بخشد.
• تيم پشتيباني فني خوب: شركت ارايه دهنده نرم افزار بايد بطور مستمر و متعهدانه، پس از فروش نرم افزار، اقدامات پشتيباني از نرم افزار را به خوبي انجام داده و پاسخگوي سوالات و مشكلات سازمان و كاربران باشد.

6) اجراي سيستم

زماني كه فروشنده و نرم‌افزار موردنظر انتخاب و خريداري شد، حال موقع نصب و اجراي نرم افزار است. اين فرآيند از جمله جذاب ترين فرآيندها بوده و براي انجام موفقيت آميز آن مي بايست موارد ذيل را دنبال كرد:

• اصلاح و تكميل نرم افزار را به زمان ديگري موكول كرد: يعني در وهله نخست لازم است ساختارهاي بنيادين نرم افزار در سازمان مستقر شده، سپس براي تكميل، شخصي سازي و اضافه كردن ماژول هاي خاص به آن اقدام كرد.
• فرآهم كردن بستري مناسب جهت آموزش سيستم به كاربران.
• آگاه ساختن كاركنان و تمامي افراد درگير در سيستم جديد با كاركردهاي سيستم جديد.
• در فرآيند اجرا بايد آهسته و پيوسته گام برداشت. عجله در اجراي نرم‌افزار منجر به بروز مشكلات عديده اي خواهد شد.
• از آنجاكه ورود يك سيستم جديد و برچيدن سيستم هاي سنتي نيازمند تعريف شغل‌ها و پست هاي جديدي براي سازمان است با دقت در اين امر ميزان تعهد كاربران را افزايش دهيد.
• برنامه ريزي براي بررسي و ارزيابي مستمر نرم افزار (سيستم جديد)

پنج اشتباه رايجي كه افراد هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداري با آن مواجه مي شوند به شرح ذيل است:

1. پيش از انتخاب سيستم جديد، بررسي دقيق و تحليلي بر كاركردهاي موردنياز سيستم و انتظارات و نيازمندي هاي خود از سيستم انجام نمي دهند.
2. سوء برداشت از مزاياي مكانيزه سازي فرآيندهاي سازمان.
3. ناديده انگاشتن منافعي كه كمي نبوده و محاسبه آنها دشوار است (مثل : بهره وري، تصميم گيري بهتر و صحيح‌ تر و ... )
4. درگير نشدن مديران و كاركنان سازمان در فرآيند انتخاب و واگذاري كامل آن به مشاور.
5. استنباط اينكه نرم افزار حسابداري تنها به درد حسابداران خورده و ساير افراد و دپارتمان‌ها بهره‌اي از آن نمي برند.

آيا به دنبال خريد نرم افزار حسابداري و مالي هستيد؟ آيا مي‌دانيد نرم افزارهاي حسابداري و مالي چه تفاوت‌هايي با يكديگر دارند و كدام نرم افزار حسابداري مناسب شماست؟ كدام معيار مناسب انتخاب بهترين نرم افزار حسابداري است؟ اگر تازه شروع كرديد به جستجو و مقايسه براي اينكه متوجه شويد چه نرم افزاري مالي و حسابداري مناسبي وجود دارد! با ما همراه باشيد تا در ادامه جواب پاسخ‌هايتان را بيابيد؛

نرم افزارهاي حسابداري و مالي زيادي تا به حال توليد و به صنعت نرم افزارهاي مالي و اداري معرفي شده‌اند، بسياري از اين نرم افزارها اصول و پايه حسابداري را به خوبي رعايت كرده‌اند اما تفاوت اصلي اين همه نرم افزار حسابداري و مالي در چيست؟ سوالي كه ذهن هر مدير يا صاحب كسب و كار را درگير مي‌كند چون تهيه نرم افزار حسابداري و مالي از اقدامات اساسي براي هر سازمان يا كسب و كاري محسوب مي‌شود كه جاي هيچ‌گونه خطا و بازگشتي ندارد زيرا در صورت انتخاب اشتباه، سرمايه و زمان زيادي از دست مي‌رود.

تفاوت‌هاي نرم افزارهاي حسابداري و مالي خوب با يكديگر

تصور كنيد قصد خريد يك ساعت مچي ساده داريد كه صرفا زمان را به شما نشان دهد، شال و كلاه مي‌كنيد و به سراغ يك مغازه ساعت فروشي مي‌رويد تا اولين ساعت ساده‌اي را كه ديديد خريداري كنيد اما زماني كه به مغازه ساعت فروشي رسيديد و چند نمونه زيباتر و مجهزتر را پشت ويترين مي‌بينيد، خارج از بحث قيمت و پولي كه قرار است پرداخت كنيد اين حس در شما به وجود مي‌آيد كه حالا كه اين همه زمان و انرژي صرف كردم، چه بهتر كه ساعت مچي مجهزتر، با كيفيت‌تر و داراي گارانتي خريداري كنم. در اصل هر دو مدل ساعت ساده و مجهز يك كار مهم كه همان «نمايش زمان» است را انجام مي‌دهند اما تفاوت اصلي در امكانات، ويژگي‌ها و گارانتي ساعت مجهزتر است كه شما را ترغيب مي‌كند بيشتر هزينه كنيد تا كالايي با كيفيت‌تر خريداري كنيد.

نرم افزار حسابداري نيز ابزاري نوين براي حسابداران و مديران مالي است تا بتوانند اسناد مالي و اطلاعات مهم مالي را پردازش كنند و گزارشات جامعي بعد از پردازش اين اطلاعات به دست آورند.

تفاوت نرم افزارهاي مالي و اداري از نظر پارامترهاي فني در مبحثي جداگانه مي‌گنجد اما همانطور كه پيش‌تر گفتيم، تفاوت نرم افزارهاي مالي و حسابداري در اصول پايه و مفاهيم حسابداري نيست، بلكه در امكانات و ويژگي‌هايي است كه شركت توليدكننده آن نرم افزار حسابداري بر اساس تجربيات قبلي و همينطور احترامي كه براي مشتري خود قائل است در اختيار مصرف كننده قرار مي‌دهد. ما در ادامه به بعضي از اين ويژگي‌ها اشاره مي‌كنيم:

1. يكپارچگي و تعامل با ساير نرم افزارهايكي از مهم‌ترين تفاوت‌هاي نرم افزارهاي حسابداري موجود در بازار، يكپارچگي و ارتباط آن با ديگر نرم افزارهاي مالي و اداري است؛ يك نرم افزار حسابداري خوب زماني كارآمد و با ارزش است كه بتواند اسناد مالي و حسابداري را از ديگر نرم افزارهاي مرتبط مالي و اداري مثل نرم افزار خزانه داري، نرم افزار فروش، نرم افزار انبارداري و... دريافت كند و اطلاعاتي سازمان يافته در اختيار ذي‌نفعان قرار دهد. اگر بنا بر اين باشد كه تمامي اين اطلاعات را در هر نرم افزار به صورت جداگانه و دستي وارد نماييم كه چه چيزي به غير از اتلاف وقت و سرمايه نصيب ما مي‌شود.با اين تفاسير حتما به يكپارچگي و ارتباط نرم افزار حسابداري و مالي با ديگر نرم افزارهاي مرتبط دقت كنيد.
2. خدمات پشتيباني مناسبيك فروشنده خوب كسي است كه حتي بعد از فروش محصول خود، ارتباطش را با مشتري قطع نكند و در ادامه مسير، با خدمات پشتيباني قوي، رضايت حداكثري مشتري را جلب كند. اينكه توليد كننده نرم افزار مالي و اداري، خدمات پشتيباني با كيفيت به مشتري خود ارائه دهد، به شكل ضمني از اطميناني كه خودش به كيفيت نرم افزاري كه ساخته است خبر مي‌دهد و همين موضوع مي‌تواند قوت قلبي براي مشتري باشد كه بعد از خريد نرم افزار حسابداري، در صورت برور مشكلات احتمالي از سوي توليد كننده نرم افزار حمايت مي‌شود.
3. امكان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابداريهمانطور كه با گذر زمان همه چيز دستخوش تغيير و تحول مي‌شوند، تكنولوژي نرم افزارهاي مالي و حسابداري هم پيشرفته‌تر تكامل يافته‌تر مي‌شوند. به همين دليل امكان ارتقا و توسعه نرم افزار حسابدار در طي زمان با استفاده از خدمات پشتيباني شركت توليدكننده، يك مزيت رقابتي به شمار مي‌رود. ممكن است زمان خريد نرم افزار حسابداري با گزينه‌هاي ارزان‌تر مواجه شويد اما اين ارزاني مي‌تواند به بهاي از دست دادن توسعه و ارتقا نرم افزار حسابداري شما در آينده‌اي نزديك تمام شود؛ پس حتما به اين نكته توجه كنيد.
4. كاربري آسانهدف اصلي استفاده از نرم افزار مالي و حسابداري، تسهيل امور مالي و كاهش خطاي انساني در اين حوزه است. حسابداري و بازي با اعداد و ارقام به خودي خود داراي چالش و پيچيدگي‌هاي زيادي است، حالا اگر استفاده از اين نرم افزار دچار پيچيدگي و مشكلات دسترسي باشد، همين نرم افزار مي‌تواند عامل اصلي بروز خطاهاي جبران ناپذير شود.به همين دليل بايد رابط كاربري نرم افزار ساده و قابل فهم و در عين حال جذاب  باشد تا كاربران نرم افزار حسابداري با خيال آسوده و بدون اينكه گمراه يا چشمانشان خسته شوند از آن استفاده كنند.
5. قابليت گزارش‌گيري با تعيين سطوح دسترسيدر اختيار قرار دادن سطوح دسترسي و شناوري‌هاي مختلف يكي از توانايي‌هاي مهم نرم افزار مالي و حسابداري خوب است كه مي‌تواند در اختيار كاربران آن مخصوصا مديران ارشد قرار دهد، زيرا همين گزارش‌ها هستند كه امكان تحليل كسب و كار و سازمان را در اختيار مديران قرار مي‌دهد.از طرفي گزارشات بي نقص يك نرم افزار حسابداري خوب مي‌تواند در جلوگيري از جريمه‌هاي احتمالي مراجع ذي‌صلاح مانند سازمان امور مالياتي تاثيرگذار باشد. هيچ مدير و مسئولي دوست ندارد سازمان يا كسب و كار تحت هدايت او دچار پيچيدگي و دردسر جريمه‌هاي مالي و مالياتي شود زيرا خارج شدن از آن مستلزم صرف وقت و هزينه بسيار زيادي است.پس چه بهتر كه پيشگيري كنيد و به جاي صرف هزينه براي جريمه، همان هزينه را براي خريد نرم افزار حسابداري و مالي با كيفيت‌تر خرج كنيد. البته مشاوره خدمات مالي و مالياتي كه توسط شركت‌هاي معتبر ارائه مي‌شود نيز مي‌تواند در اين زمينه گره گشاي كار باشد.
6. امنيت اطلاعاتنرم افزارهاي حسابداري و مالي، حساس‌ترين و مهم‌ترين اطلاعات يك شركت، كسب و كار يا يك سازمان بزرگ را در اختيار دارند كه گاهي اوقات حتي محرمانه تلقي مي‌شوند. علاوه بر اين با توجه به فراگير شدن بستر اينترنت و تبديل اكثر نرم افزارهاي تحت ويندوز به نرم افزارهاي مالي تحت وب، جلوگيري از دسترسي غير مجاز به اين اطلاعات در سطح وب نيز اهميت اين موضوع را دوچندان كرده است. بنابراين در انتخاب نرم افزار حسابداري و مالي كه ضامن امنيت اطلاعات شما باشد بسيار دقت كنيد.درست است كه ما پارامتر امنيت را به عنوان گزينه آخر مطرح كرديم اما بايد بگوييم كه امنيت نرم افزار حسابداري، مهم‌ترين المان براي خريد اين نرم افزارهاست.

براي خريد نرم افزار حسابداري و مالي خوب، چطور اقدام كنيم؟

همانطور كه در مثال ساعت مچي بيان كرديم، ممكن است هر دو كالا يك كار را انجام دهند، اما تفاوت هنگامي مشخص مي‌شود كه در طي زمان نياز به ويژگي‌هاي خاصي داشته باشيد. به همين دليل پيشنهاد مي‌كنيم زماني كه قصد خريد يك نرم افزار حسابداري خوب داشتيد، حتما به تمامي مواردي كه ذكر كرديم توجه كنيد و  بهتر است كه خودتان هم بيشتر هم تحقيق كنيد، البته ممكن است شما به دليل مشغله كاري، زمان و فرصت كافي براي تحقيق نداشته باشيد.

اما هستند افرادي كه بتوانند به شما در اين زمينه راهنمايي كنند يا اصلا مي‌توانيد با شركت‌هاي معتبر توليدكننده نرم افزارهاي مالي و اداري مانند شركت حساب رايان پارس تماس بگيريد و درخواست مشاوره ارائه دهيد. مطمئن باشيد افرادي كه در اين حوزه ساليان طولاني فعاليت داشتند، نيازهاي شما را به خوبي مي‌سنجند و بهتر از هر شخص ديگر مي‌‌توانند در خريد نرم افزار مالي و حاسبداري مناسب و ديگر نرم افزارهاي مرتبط كه همان نرم افزارهاي مالي و اداري يكپارچه هستند به شما ياري برسانند.

تا به حال برايتان پيش آمده كه قبل از خريد يك محصول، با جستجو در منابع مختلف و كسب اطلاعات درمورد آن به تصميم‌گيري بپردازيد؟ در واقع همه به دنبال آن هستيم كه در هنگام خريد يك محصول، بهترين گزينه را انتخاب كنيم و براي آن هم به هر منبع معتبري سر مي‌زنيم؛ پس چرا براي موضوع مهمي مثل خريد سيستم حسابداري خوب هم همين رفتار  را انجام ندهيم؟

مثلا تصور كنيد قصد خريد يك گوشي موبايل داريد، اگر به روش‌هاي مدرن امروزي عادت كرده باشيد احتمالا اولين كاري كه مي‌كنيد اين است كه سايت‌ها و فروشگاه‌هاي آنلاين را جستجو مي‌كنيد و در مورد قيمت و امكانات آن بررسي‌ها لازم را انجام مي‌دهيد.

واقعيت اين است كه اگر نگاهي به روش زندگي امروزي خودمان بي‌اندازيم، به‌سادگي متوجه مي‌شويم كه تمامي كارهاي پيچيده و حساب كتاب‌ها را به ابزارها سپرده‌ايم و كمتر ذهن خودمان را درگير محاسبات اعداد و ارقام مي‌كنيم.

اين موضوع درمورد تمام كسب‌و‌كارها هم صدق مي‌كند؛ ديگر كمتر كسب‌و‌كاري هست كه هنوز هم از روش‌هاي سنتي حسابداري استفاده كند و خواه ناخواه همگي به‌سمت استفاده از سيستم‌هاي حسابداري رفته‌اند. براي اينكه بتوانيد يك سيستم حسابداري خوب تهيه كنيد، بايد به مانند تمامي خريدهاي مهم ديگرتان، چند فاكتور مهم برايش در نظر بگيريد و قدم به قدم كنار اين فاكتورها تيك بزنيد.

قبل از اينكه اين فاكتورها را براي شما معرفي كنيم، تعريفي از اينكه اصلا سيستم حسابداري خوب چيست داشته باشيم؛

اصلا سيستم حسابداري خوب چيست؟

سيستم حسابداري مجموعه‌اي از برنامه‌هاي به‌هم پيوسته است كه با استفاده از مفاهيم حسابداري، توسط متخصصان حوزه حسابداري و برنامه نويسي ساخته شده تا كاربران بتوانند در كم‌ترين زمان ممكن و با بيش‌ترين دقت، جمع آوري، ذخيره، پردازش و به‌طوركلي مديريت امور مالي خود را انجام دهند. البته سيستم حسابداري براي هر كسب و كاري مي‌تواند داراي دسته بندي‌هاي گوناگون باشد. مثلا يك سيستم حسابداري خوب براي صنعت پيمانكاري تفاوت‌هاي مهمي با سيستم حسابداري مناسب براي صنعت كاشي و سراميك خواهد بود

روش كار سيستم حسابداري

سيستم حسابداري نيز مانند تمامي سيستم‌هاي ديگر سه مرحله اساسي دارد و با استفاده از ورود داده‌هاي مالي، پردازش اين داده‌ها و در نهايت ارسال خروجي كار مي‌كند.

1. ورودي داده
   رويدادها و داده‌هاي مالي مانند صورت‌حساب خريد و فروش، دريافت و پرداخت‌ها و...  به عنوان خوراك سيستم توسط كاربر در سيستم حسابداري وارد مي‌شوند تا مرحله پردازش شروع شود.
2. پردازش داده
   پس از ورود داده‌ها كه همان اسناد و مدارك مالي و حسابداري هستند، سيستم حسابداري اين داده‌ها را به ترتيب پردازش مي‌كند؛ اسناد و مدارك اوليه پس از تجزيه و تحليل تاثيري كه بر دارايي‌ها، بدهي‌ها، هزينه‌ها و درآمدها و...  دارند به صورت بدهكار و بستانكار در دفتر روزنامه عمومي ثبت مي‌شوند.ثبت‌هاي انجام شده در دفاتر روزنامه عمومي و اختصاصي به حساب‌هاي مربوطه در دفتركل منتقل مي‌شوند. زماني كه حجم رويدادهاي مالي مربوط به يك يا چند حساب دفتركل زياد باشد، براي داشتن اطلاعات جزئي‌تر و تفضيلي از حساب‌هاي دفتر كل، از دفاتر  معين استفاده مي‌شود.البته همانطور كه گفتيم اين فرآيند در مورد صنايع مختلف مي‌تواند داراي تفاوت‌هايي باشد كه نيازهاي آن صنعت خاص را برطرف كند.
3. خروجي داده
   حاصل اين پردازش‌ها در سيستم حسابداري، صورت‌ها و گزارش‌هاي مالي است كه در پايان هرماه، با تهيه تراز آزمايشي صحت‌سنجي مي‌شود. گزارشاتي كه بعد از پردازش داده استخراج مي‌شوند اهميت فر اواني در تصميم‌گيري‌هاي مديريتي و افق پيش روي شركت يا سازمان مي‌گذارد، اهميت پردازش داده‌ها در صنايع مختلف در اين مرحله به وضوح قابل لمس خواهد بود.

سيستم حسابداري خوب چه مزايايي دارد؟

افزايش سرعت

همانطور كه مي‌دانيد، شرايط اقتصادي به سمتي مي‌رود كه سرعت و چابكي، موضوعي مهم در موفقيت هر كسب و كار محسوب اگر مي‌خواهيد خيلي زود از دور رقابت بيرون نرويد، بايد بتوانيد به سرعت و با چابكي به تغيير شرايط واكنش نشان دهيد. با استفاده از سيستم حسابداري خوب به راحتي مي‌توانيد سرعت واكنشتان نسبت به شرايط اقتصادي را بالا ببريد.

افزايش دقت

اگر كاري به‌سرعت انجام شود اما دقت در آن رعايت نشود، هيچ ارزشي نخواهد داشت. انسان‌ها هم مي‌توانند به خوبي محاسبات اعداد و ارقام در حسابداري را انجام دهند اما ممكن است دقت كافي در حساب و كتاب را از دست بدهند، پس در مقابل اطلاعاتي كه مي‌تواند در سرنوشت يه كسب و كار يا سازمان تاثيرگذار باشد، اصلا نبايد ريسك كرد.

ارائه انواع گزارش

يك سيستم حسابداري خوب مي‌تواند گزارش‌هاي جامع و كاملي ارائه دهد تا صاحبان كسب‌وكار بتوانند تصميم مناسب اتخاذ كنند. هرچه اين گزارشات كامل‌تر و دقيق‌تر باشند، افق ديد بهتري به مديران خواهند داد كه نتايج بهتري با تصميمات خود كسب كنند.

كاهش هزينه‌ها

تركيب سرعت، دقت و گزارش جامع در كنار هم يك فرمول طلايي مي‌سازد كه در كاهش هزينه‌هاي مازاد و سربار سازمان يا كسب و كارتان اثر فوق‌العاده زيادي مي‌گذارد.

هدف اجراي سيستم حسابداري در كسب و كار چيست؟

سيستم حسابداري باهدف افزايش دقت و سرعت حساب و كتاب كسب و كارها توليد شده است كه البته ويژگي‌هاي  مهم ديگري هم دارد؛ سيستم حسابداري، به‌عنوان بخشي از سيستم مالي‌و اداري، همواره بيش‌ترين بار اطلاعاتي براي تجزيه‌و‌تحليل را به‌دوش مي‌كشدو  اطلاعات مهمي را بعد از سنجش و پردازش به تصميم‌گيرندگان سازمان يا كسب‌وكار انتقال مي‌دهد. بنابراين اگر يك سيستم حسابداري به‌خوبي طراحي شده باشد مي‌تواند اطلاعات مفيدي براي «عمليات و نيازهاي قانوني» و «تصميم‌گيري» ارائه دهد.

حالا بريم سراغ اينكه چطور سيستم حسابداري خوب تهيه كنيم؟

خريد يك سيستم حسابداري خوب، تصميمي مهم و چالش برانگيز است كه نياز دارد تمام جوانب و زواياي آن بررسي شود تا جلوي ضرر وزيان احتمالي در فرآيندهاي كاري را بگيرد. براي اينكه يك سيستم حسابداري خوب انتخاب كنيد بايد بررسي كنيد كه آيا يك سري ويژگي مهم را دارد يا خير كه به نظر موضوعي سخت مي‌رسد اما اين بررسي ارزشش را دارد تا خيالتان راحت باشد.

به تازگي شركت‌هاي زيادي به وجود آمدند كه در زمينه نرم افزارهاي مالي و اداري و سيستم حسابداري كار مي‌كنند اما يك سيستم حسابداري خوب  علاوه بر پارامترهاي فني، بايد ازشركتي معتبر كه سابقه طولاني در زمينه نرم افزارهاي مالي‌واداري داشته باشد تهيه شود چون اين شركت‌ها باتوجه به تجربه‌اي كه طي سال‌هاي طولاني در حوزه‌هاي مختلف صنعتي پيدا كرده‌اند، زير و بم هر كسب و كار را مي‌شناسند و علاوه بر اين از لحاظ پشتيباني نيز براي رضايت مشتريان تمام تلاش خود را مي‌كنند.

براي اينكه بتوانيد تشخيص دهيد كه كدام شركت مي‌تواند سيستم حسابداري مناسب شما را ارائه دهد بايد چند موضوع را درنظر بگيريد:

سابقه فعاليت

همانطور كه گفتيم سابقه در هر كاري بسيار مهم است و اين موضوع درمورد شركت‌هاي توليدكننده نرم‌افزار هم صدق مي‌كند. يكي از راه‌هاي تشخيص سابقه فعاليت، وب‌سايت آن شركت است. مسلما شركت توليدكننده نرم افزار مالي و اداري كه سابقه فعاليت طولاني داشته باشد، تجربيات گران‌بهايي از پروژه‌ها و محصولات قبلي خود به دست آورده كه در محصولات جديد اعمال مي‌كند و نتيجه آن نرم افزار مالي جامع‌تر و كاراتر خواهد بود.

خدمات پشتيباني

پشتيباني نرم افزار حسابداري يكي از مهم‌ترين موضوعات بعد از خريد سيستم حسابداري است، زيرا اگر دچار مشكل در هنگام كار با سيستم حسابداري شويد و كسي براي رفع مشكل شما وجود نداشته باشد در فرآيند كسب‌وكار اختلال وارد مي‌شود.

جامعيت

يك سيستم حسابداري مناسب بايد بتواند تمامي صنايع و حوزه‌هاي كسب‌وكاري را پوشش دهد و براي هر كدام راهكار متناسب ارائه دهد. همانطور كه پيش‌تر گفتيم مزيت يك سيستم حسابداري خوب اين است كه بتواند براي كسب و كارها، صنايع و سازمان‌هاي متفاوت، اطلاعات را به خوبي و دقت تمام پردازش كند و گزارشات مورد نياز آنها را ارائه دهد.

سخن آخر

همانطور كه گفتيم احتمالا در نگاه اول، انتخاب سيستم حسابداري خوب سخت به‌نظر برسد؛ اما اگر خوب توجه كنيد مي‌بينيد كه شركت‌هاي معتبر  و با سابقه‌اي مثل شركت حساب رايان پارس وجود دارند كه از هر لحاظ بتوانند نياز شما را برطرف سازند.

براي اطمينان بيشتر مي‌توانيد درخواست دمو يا مشاوره خودتان را ثبت كنيد تا مشاوران ما در اولين فرصت براي شما نيازسنجي كنند و اطلاعات تكميل در اختيار شما قرار دهند.

حتي اگر خودتان نتوانستيد به اطمينان كامل دست يابيد، مي‌توانيد با پرس‌وجو از افرادي كه در زمينه نرم‌افزار مالي‌واداري سابقه فعاليت دارند به اطمينان كامل درمورد اين شركت برسيد تا چشم‌اندازي شفاف در اين زمينه پيدا كنيد.